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【Excel】 Excel Basics

· 5 min read
Yan-Ying Liao

原文

R: [請益] 事務所的軟體

範例檔下載

Excel Basics.xlsx

快捷鍵:

#快捷鍵說明
1.Ctrl + C複製
2.Ctrl + X剪下
3.Ctrl + V貼上
4.Ctrl + Alt + V選擇性貼上
5.Ctrl + B 或 + 2粗體
6.Ctrl + A全選
7.Ctrl + Z還原
8.Ctrl + F尋找
9.Ctrl + H取代
10Ctrl + P列印
11.Ctrl + 1開啟儲存格格式
12.Ctrl + D向下填滿
13.Ctrl + PgDn下一張工作表
14.Ctrl + PgUp上一張工作表
15.Alt + =向上加總

公式

基本概念:

  • Excel中冒號(:)表連續
  • 錢錢符號($)表絕對位置
  • 單引號(')會將該儲存格轉成文字格式
  • 公式(Function)有幾個前括弧就要有幾個後括弧

1. =Sumif(準則範圍, 加總準則, [加總範圍])

若沒有加總儲存格的範圍,默認加總範圍為準則範圍,例如用"a"這個tickmark來標示你要加總的地方(A1:A4),把"a"打在如[B1][B2]儲存格

AB
1a
2a
3
4

=Sumif($B:$B, "a", $A:$A) = 3

在打公式時按F4將該範圍變成絕對位置,如此公式才不會在複製時就跑掉,一般Excel的公式都是相對位置,所以例如複製[A11]=Sum(A1:A10)到[B11]時公式會自動變成=Sum(B1:B10)。

上面Sumif是加總,如果Countif就計數,概念差不多

2. =VLOOKUP(你要找的值, 在哪裡找, 回傳第幾欄, 是否完全符合)

用到爛的vlookup,大部分人找值都是用這個函數,無腦又好用

AB
1=VLOOKUP(A1, $C:$E, 2, FALSE) = PPT
2=VLOOKUP(A2, $C:$E, 2, FALSE) = PTT
3#N/A
4#N/A

資料來源:

CDE
2PTT
6
1PPT
7

為了避免因為資料來源沒該筆查找資料而跑出#N/A的狀況,我會將公式改寫成=IFERROR(VLOOKUP(A1, $C:$E, 2, FALSE),""), 多個IFERROR來進行錯誤處理,將#N/A變空白""

VLOOKUP還有一個限制是它只能尋找表格陣列最左邊的欄中的值,當然可以自己整理一下表格什麼的處理,不過Excel還有INDEXMATCH可以來完美取代VLOOKUP,查找大量資料時經過實測速度也是屌打VLOOKUP

note

官方文件: MATCH 函數會搜尋儲存格範圍中的指定項目,並傳回該項目於該範圍中的相對位置。 例如,若範圍 A1:A3 中含有值 5、25 及 38,則公式 =MATCH(25,A1:A3,0) 會傳回數字 2,因為 25 是範圍中的第二個項目。

3. INDEX的使用方法為:=INDEX(資料來源, 第幾列, 第幾欄)

所以基本的概念就是,用MATCH先找到你的資料是第幾列,再指定你要回傳的欄位,=INDEX(資料來源, MATCH(~~~), 欄位),範例檔有一個簡易匯率表用INDEX & MATCH來完成可參考。

4. =IF(logic_test, if True, if False)

IF公式也是常用的前幾名,IF...Then...ELSE

常搭配AND()公式使用,用作邏輯測試判斷TRUE or False

  • =AND(1=1,2=2,3=3) 傳回TRUE
  • =AND(1=1,2=2,3=2) 傳回FALSE

另外可以寫成巢狀來處理更多的情況,IF(logic_test, if True, if(logic_test, if True, if(logic_test, if True,false)))範例檔有一個隨便寫的巢狀公式可參考。

因為Excel公式都要寫成一行,如果真的遇到要寫巢狀公式時,可以拿紙筆出來實際寫較有感覺。

IF...THEN
xxx
ELSE IF
xxx
ELSE IF
xxx
ELSE
xxx
END IF